Die meisten Studierenden schreiben Haus. oder Abschlussarbeiten in dem Microsoft-Programm Word aus der Office Suite. Im Prinzip (wer kennt Radio Eriwan noch?) ist das auch gut dafür geeignet – besser zumindest als viele Cloud-Programme. Dennoch gibt es ein paar Stolpersteine und Fallen und einfach nur Besonderheiten, die Sie wissen müssen, damit Ihre Arbeit mit Word gelingt und Sie nicht in den Wahnsinn treibt.
1) Automatisierte Verzeichnisse beruhen auf Formatvorlagen. Wenn Sie also ein Inhaltsverzeichnis erstellen wollen, das alle Überschriften einbezieht, dann müssen die Überschriften auch als Formatvorlagen angelegt und zugewiesen sein. Wie das geht, zeigt unser YouTube-Tutorial dazu.
2) Word behält Bilder in voller Größe im „Gedächtnis“ – also im Speicher. Wenn Sie beispielsweise hoch aufgelöste Fotos einfügen und sie dann in Word zuschneiden, dann bleibt Ihr Dokument solange dennoch riesig, bis Sie mit der Komprimieren-Funktion die Auflösung anpassen und die abgeschnittenen Ränder löschen. Dann können Sie dieses Bild allerdings auch nicht wieder zurücksetzen. Dazu gibt’s den Tipp No. 3 von WeKnow bei YouTube!
3) Nicht alle Word-Versionen sind untereinander kompatibel. Microsoft behauptet das zwar, aber besonders zwischen Word für Mac und PC gibt es erhebliche Abweichungen, was etwas die Formatierung betrifft. Und so kann es passieren – auch in Word 2016 – dass Sie ein Inhaltsverzeichnis auf dem PC schön einrichten, das Dokument speichern und es dann auf de Mac völlig zerschossen wieder aufgeht. Übrigens übernehmen die jeweiligen Programmversionen auch nicht unbedingt alle eingestellten Formatvorlagen.
4) Bei Abschnittswechseln ist es unbedingt notwendig, dass Sie die Verknüpfung zwischen den Kopf- oder Fußzeilen der jeweiligen Abschnitte lösen, wenn Sie sie unterschiedlich beschriften wollen. Wie dieses Video zeigt, gibt es dafür einen Button. Wenn Sie die Verknüpfung beibehalten und dann die eine Kopf- oder Fußzeile ändern, wird die Änderung immer und automatisch für die andere Kopf- oder Fußzeile übernommen.
5) Wenn Sie ein zweites Verzeichnis, beispielsweise am Ende als Anhangsverzeichnis erstellen wollen, dann können Sie das so einrichten, dass es nur die Formatvorlage Anhangsverzeichnis (die Sie noch erstellen müssen) anzeigt. Beachten Sie aber unbedingt, dass Sie auf die Frage „Bestehendes Verzeichnis löschen“ mit „nein“ antworten, sonst haben Sie kein zweites Verzeichnis, sondern Ihr eigentliches Inhaltsverzeichnis am Anfang ersetzt.
Mehr Tipps zu Word und anderen Programmen, die im Rahmen der Abschlussarbeit nützlich sind, finden Sie bei YouTube und auch bei Facebook! Wenn Sie mir schreiben, was Sie interessiert, dann stelle ich dazu ein Video für Sie ein.